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最不需要意志力的时间管理法 |
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张恒哲
鱼建华的《最不需要意志力的时间管理法》是一本时间管理技巧汇编，分为“分析效率低下原因”、“高效利用时间的原则”、“时间管理工具”、“制定日程表”、“提高工作效率的方法”和“利用零碎时间”六个部分。此书虽以“最不需要意志力”为噱头，但人的天性是懒惰的，若不以强大的意志力扭转天性，万事难成。读者于此可明鉴。
一、分析工作效率低下的原因
1、事前没有计划；
明确的计划至少应该回答以下问题：（1）什么时候开始与结束？（2）由谁做效率最高？（3）怎么做？（4）先做什么？（5）要预留多少时间？
2、做一些无关紧要的事情；
怎样避免总是做些无关紧要的事情？（1）明确目标；（2）有计划、有组织地进行工作；（3）分清工作的轻重缓急；（4）合理地分配时间；（5）与别人取得协作；（6）制定规则，遵守纪律。
3、顾虑太多，犹豫不决；
如何改善犹豫不决的心态？（1）每次只处理一件事情；（2）及时去做；（3）大胆授权；（4）把工作分解成若干部分；（5）订出具体的工作时间。
4、固执己见，与世隔绝；
如何集思广益，统合综效？（1）确立目标；（2）融合所有人的智慧；（3）讨论不是为了说服别人，而是要寻找更好的解决方案；（4）通过双赢思维，完善各自的方案；（5）别忘了考虑他人的利益；（6）了解差异并找出优点；（7）诚恳地接受逆耳忠言；（8）倾听他人的方案。
5、找出被自己莫名浪费掉的时间
时间是怎么被浪费掉的？（1）漫无目的；（2）不断受到外界干扰；（3）没有计划；（4）从不拒绝他人的请托；（5）习惯性拖延。
二、高效利用时间的原则
1、列出一张目标清晰的工作清单；（1）分清轻重缓急，设定主次顺序；（2）工作时先紧后松、先急后缓；
（3）设定每件事的起始时间和结束时间；（4）留出机动时间应对突发事件；（5）一次只专注于一件事情；
（6）根据事情进展，适度调整工作，监督计划的可行性。
2、按照生理节奏变动规律曲线来安排工作；
3、放下与工作无关的活动和信息；
4、随时反问自己：“重点在哪里？”
5、始终保持平稳乐观的情绪；
6、积极寻找可用的工具与资源；
7、确认工作是否可以延后处理；
8、不要过分关注细节；
9、提前开始工作，当日事当日毕；
10、每天总结经验，找出做事窍门。
三、时间管理工具
1、GTD时间管理概念；
GTD的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾、执行。
收集：把大脑里的待办事项写出来，形成列表，放在固定处的收集箱，准备下一步处理。
整理：整理待办任务，进行分类。
（1）不把任何任务放回收集箱，处理完一件任务就打一个对号；
（2）如果一项工作只需2分钟就能完成，就马上去做；或者委托别人完成，或者延期；
（3）对不能马上完成、延期完成、委托他人的工作，存档或删除。
组织：下一步行动、形成项目、等待处理、将来处理。
（1）等待处理清单主要是记录那些委派他人去做的工作；
（2）将来处理清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划等等；
（3）下一步处理清单则是具体的下一步工作。而且，如果一个任务涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的项目。
回顾：按日回顾、周回顾、月回顾来总结GTD系统，回顾进步，制订下周或下月的计划。
执行：Do it！没什么好说的！集中精神执行。
GTD时间管理中的注意事项：（1）无遗漏地收集任务信息；（2）弄清楚工作是为了什么；（3）判断下一步的行动是什么；（4）将事情合理分类，准确执行；（5）马上行动！
2、二八法则；
工作有无成果不在于自己工作时间有多长，而在于自己的工作是否有效率，创造的附加价值有多高。80:20法则主张，应该用最少的工作换得最多的价值；工作的质比量重要；切不可在无关紧要的事上认真。
3、时间管理四象限图；
将每日的事情分为四个象限：
第一象限：重要且紧急——马上做；
第二象限：重要但是不紧急——集中时间和精力做；
第三象限：不重要但是紧急——学会说不；
第四象限：不重要也不紧急——尽量不做。
然后按照四个象限的重要程度来安排一天的工作。
4、麦肯锡三十秒电梯间训练；
（1）事先作好分析；
（2）始终归纳重点；
（3）遇问果断应变。
5、莫法特休息法；
不同的工作中的轮替，有效地转移了脑力及体力总处于同一状态下所带来的辛苦，同时也能有效地调剂和放松人的脑力和体力，其核心意义在于及时转换思维，避免僵化。
莫法特休息法的关键要素：（1）善于利用零散时间；（2）作长远的或近期的计划，在劳累的时候间歇进行；（3）做任何事都先计划一下，无论是工作还是娱乐，都要事先弄清楚目的，避免浪费时间。
6、NLP时间生命管理法；
（1）坚守价值观，用好时间做对事；
（2）注意力集中在身份、信念、价值之上；
（3）平衡各方需求；
（4）关注要事而非急事；
（5）自控力出问题时不要批评自己。
7、目标法则；
怎样实现目标法则？（1）列出实现目标的理由；（2）列出实现目标的条件；（3）定下承诺，不达目的誓不罢休；（4）以难度大小列下实现目标的障碍，然后思考解决方法；（5）明确自己应该完善的方向；（6）设定实现目标的时限；（7）编制时间表；（8）马上采取行动；（9）衡量每天的进度，检查成果。
8、方圆法则；
怎样制订合理的计划？（1）做什么——确定目标；（2）为什么做——目前的形势和机遇；（3）怎么做——策略、措施和具体的工作事项；（4）何时做——什么时候开始，什么时候结束；（5）如何控制——过程监督，及时跟进，效果评估。
9、长尾理论；
四、制定日程表
1、从最艰难的工作开始；
为什么要从最艰难的工作着手？（1）避免小问题堆积成大问题；（2）即使犯错误，也能促进我们学习与成长，而不解决问题，只会导致我们停滞与萎缩；（3）培养直面问题的勇气；（4）行动建立信心，不行动助长怀疑和畏惧心理。
2、把“大规划”分解成具体可行的“小计划”；
积少成多，将小问题逐个解决之后，大问题也就迎刃而解了。
掌握轻松工作的几点关键：（1）遇事应该先想“有没有更简单的解决方法”；（2）合适的才是最好的，并不是所有问题只要想得越多越深刻就越好，只要能完美地解决问题，简单的方法也是好的；（3）不要太过于追求统一的答案，要学会听取别人的意见，然后融入到自己的思路中，寻求更好的解决方式；（4）越简单的事情，越要慎重。
3、把老板看重的事情安排在前面；
（1）理解上级意图；（2）制订执行计划；（3）付诸实际行动；（4）校正执行偏差；（5）确保执行成果；（6）完善执行体系。
4、同一时间可以兼顾两件以上的事情；
5、逐项完成工作计划，遇到困难不退缩；
6、限定明确合理的最后期限；
（1）即使领导没有交代什么时候完成，也要给自己的工作任务制订一个期限，而不要一味地拖延；（2）对于有明确规定期限的工作任务，要尽量赶在计划前完成，而不要到了最后一刻再去冲刺；（3）适度分配自己的工作时间，不要为一件事情耗费大量时间，也不要让小事绊住脚步；（4）不要轻易改变计划，而要试着作出调整。
7、进度安排前紧后松；
8、把休息作为奖励送给自己；
“忙里偷闲”究竟有什么好处呢？（1）使自己时刻保持最佳的精神状态；（2）对工作充满信心和热情；（3）时刻保持好心情；（4）能够预防诸如颈椎炎之类的疾病，保持身体健康；（5）劳逸结合，才能高效；（6）给大脑充充电，才能保持思路清晰。
怎样“忙里偷闲”？（1）在完成一个任务，进行下一个任务之前，喝一杯咖啡，远眺一下窗外景色；（2）趁着去洗手间的时间，伸个懒腰，伸展一下身体；（3）午饭后散散步；（4）时间不是很紧迫的时候，可以上网，看看笑话或听听音乐；（5）工作进行不下去的时候，可以看几页书或是翻翻报纸，换个思路；（6）抽空儿打个小盹。
9、把琐事放在一起集中处理；
五、提高工作效率的方法
1、与其加班不如提前上班；
怎样才能不再加班？（1）提早上班，提早进入工作状态；（2）工作中放弃闲聊等与工作无关的事情；（3）善用时间；（4）有明确的目标和规划；（5）学会分配工作，并确定它们的优先次序。
2、把书桌上文件资料建档、归类；
3、工作也要“合并同类项”；
怎样在工作中“合并同类项”？（1）将一天的工作任务全部写到一张纸上；（2）按照“轻重缓急”将工作排序；（3）确定每件工作的难度和所需花费的时间；（4）按照工作思路和工作流程，将相同类型的放在一个时间段上；（5）先处理重要且紧急的工作和同一类型的事情。
4、灵活使用各种联络工具；
5、尽快结束漫无目的的谈话和会议；
6、对他人提出时间要求；
7、注意搜集保留好用的办公模板；
8、中午少吃，16点左右吃点心，下午才不困乏；
六、利用零碎时间
1、以分钟来测量效率；
2、在通勤时间让有声读物为自己随时充电；
3、步行时反思自己工作中的不足；
4、疲劳的时候可以适度看些新闻；
5、随身携带空白卡片，记录点滴心得；
6、当天工作完成后，集中精力考虑更长远的计划；
7、把看电视的时间用来充电；
8、午间闭目休息一刻钟；
9、放弃一切胡思乱想。
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发表于 2013-4-29 19:13:10
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